Procédure de recueil et traitement d’un signalement ou d’une alerte
Cette procédure vise à répondre aux obligations des articles 8 et 17 de la loi N°2016-1691 du 9 décembre 2016 dite loi Sapin II. Elle concerne aussi bien la Société du Canal de Provence (SCP) que ses filiales et sous-filiales. Elle s’adresse aux personnes qui souhaitent effectuer un signalement pour des faits dont elles ont eu personnellement connaissance. L’utilisation de bonne foi de ce dispositif d’alerte, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n’exposera son auteur à aucune sanction ou poursuite.
A contrario, l’utilisation abusive de ce dispositif d’alerte peut exposer son auteur à d’éventuelles sanctions ou poursuites notamment pour diffamation.
LES FAITS DÉNONCÉS DOIVENT VOUS PARAÎTRE CONSTITUTIFS :
- D’un crime
- D’un délit
- D’une violation grave ou manifeste de la loi ou du règlement ; d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France ; d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France
- D’une menace ou d’un préjudice graves pour l’intérêt général
EXEMPLES DE FAITS, SANS QUE CETTE LISTE NE SOIT LIMITATIVE :
les infractions de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise illégale d’intérêt, de détournement de fonds publics ou encore de favoritisme ; les agissements susceptibles de faire courir un risque majeur ou un préjudice grave pour la population ; la mise en danger d’autrui, l’escroquerie, la fraude, les atteintes à l’environnement …
Etape 1 : Le dépôt du signalement
A QUI ADRESSER VOTRE SIGNALEMENT AU SEIN DE LA SCP ?
A Madame Catherine Leroy, Directrice de la « Direction juridique audit qualité » (DJAQ), désignée comme le référent pour recevoir tout signalement ou alerte. Cette direction est chargée de la fonction « audit interne et organisation du contrôle interne ».
En matière de lutte contre la corruption, le supérieur hiérarchique peut orienter et conseiller ses collaborateurs, exception faite du cas où le signalement porterait sur des faits susceptibles de le concerner.
Le dépôt du signalement doit toutefois être réalisé auprès du référent en respectant la procédure prévue à cet effet.
COMMENT ADRESSER VOTRE SIGNALEMENT ?
Votre signalement doit se faire dans le respect de la confidentialité de votre identité, de celle des personnes visées par l’alerte et des faits signalés :
Il devra être adressé par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée sécurisée à l’adresse suivante : https://alertcys.io/
Tous les éléments de la saisine doivent être adressés via cette adresse au référent.
Le respect de ces modalités d’envoi est impératif afin de garantir la confidentialité des informations transmises.
QUELLES INFORMATIONS DEVEZ-VOUS TRANSMETTRE ?
Vous devez communiquer votre identité, vos fonctions et coordonnées. Vous devez relater de la façon la plus précise les faits signalés et joindre les éventuels éléments ou informations recueillis qui viendraient étayer votre signalement lorsque vous disposez de tels éléments.
Etape 2 : Le traitement du signalement
QUELLES PRÉCAUTIONS SONT PRISES POUR PRÉSERVER LA CONFIDENTIALITÉ DE L’ALERTE ?
Le référent est avisé par la plateforme, de façon confidentielle dès réception et sans intermédiaire.
Si le référent devait saisir ses services pour mener un audit ou une enquête sur les faits signalés, il s’assurerait du respect de la confidentialité sur l’identité de l’auteur du signalement et de celles des personnes visées par l’alerte et les faits signalés : ces opérations sont de sa responsabilité.
Tous les éléments permettant d’identifier soit l’auteur de l’alerte, soit les personnes visées par l’alerte, sont protégés par la confidentialité.
Les éléments de nature à identifier l’émetteur de l’alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec le consentement de la personne. Les éléments de nature à identifier les personnes mises en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.
COMMENT LA SCP VA-T-ELLE VOUS RÉPONDRE ?
Un accusé de réception vous sera adressé sans délai, directement par la plateforme.
Le lanceur d’alerte sera tenu informé confidentiellement tout au long du processus de traitement de l’alerte. En cas d’informations incomplètes, le référent peut lui demander un complément d’information.
Le référent examinera la recevabilité du signalement et reviendra vers le lanceur d’alerte dans un délai maximum d’un mois à compter de la date de son accusé de réception :
- Si l’alerte n’est pas recevable, vous en serez informé via la plateforme dédiée.
- Si votre alerte est recevable, le référent vous informera des modalités de traitement du signalement et des mesures prises via la plateforme dédiée.
Si ce signalement n’a pas fait l’objet de diligences de la part du référent dans un délai de deux mois, le lanceur d’alerte peut s’adresser alternativement ou simultanément à l’autorité judiciaire, administrative ou le défenseur des droits.
A défaut de traitement du signalement dans un délai de trois mois par l’un des organismes saisis, le signalement pourra être rendu public.
Toutefois, la loi prévoit qu’en cas de danger grave et imminent ou en présence d’un risque de dommages irréversibles, le lanceur d’alerte peut saisir directement les autorités judiciaires et administratives. Il peut rendre public le signalement. Il s’agit de cas exceptionnels dans lesquels, eu égard au degré d’urgence, il est manifestement impossible d’utiliser la procédure interne.
Le traitement de ce signalement est sous la responsabilité du Directeur Général de la SCP. Il peut décider de la mise en place de mesures conservatoires, ou de la désignation d’experts. Une procédure disciplinaire, ou le cas échéant judiciaire, peut être mise en oeuvre par ce dernier.
Toute action d’amélioration sera initiée, si nécessaire.
Pour protéger la confidentialité des échanges, tous les courriers qui vous seront adressés le seront directement par le référent via la plateforme dédiée.
QUELLE DURÉE DE CONSERVATION DES ÉLÉMENTS SIGNALÉS OU RECUEILLIS ?
Les éléments relatifs à une alerte non recevable sont détruits dès l’envoi de l’accusé de réception motivé.
Lorsque l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, les éléments relatifs à cette alerte et à son analyse sont détruits, ou archivés après anonymisation, dans le délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification.
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre des personnes mises en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les éléments relatifs à cette alerte et à son analyse sont conservés jusqu’au terme de la procédure. Ils sont ensuite détruits, ou archivés après anonymisation, dans un délai de deux mois à compter de la fin des délais légaux de réclamation.
Ces opérations sont sous la responsabilité du référent.
QUELLES SONT LES SANCTIONS ?
Sanctions contre l’entreprise ou les salariés
Le défaut de confidentialité est puni de deux ans d’emprisonnement et de 30 000€ d’amende.
L’obstruction à la transmission d’un signalement est punie d’un an d’emprisonnement et de 15 000 € d’amende. En cas de diffamation contre un lanceur d’alerte, l’amende civile peut être portée à 30 000 €.
Sanction contre le lanceur d’alerte
La dénonciation calomnieuse de la part d’un lanceur d’alerte peut être punie de cinq ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.
QUELLE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ?
Un traitement automatisé des signalements peut être réalisé du fait de l’utilisation de la plateforme dédiée sécurisée à l’adresse https://www.alertcys.io/lanceurs-alerte/
Cette plateforme est conforme à l’autorisation unique AU-004 mise à jour le 27 mars 2018 de la CNIL. Elle garantit l’anonymat des alertes. Aucun transfert de données n’est réalisé hors Union Européenne.
Conformément à la loi 78-417 « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le lanceur d’alerte dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition aux données personnelles traitées le concernant. Pour exercer son droit d’accès, il suffit d’écrire à contact@alertcys.io.
Les données personnelles que le lanceur d’alerte pourrait communiquer via la plateforme au référent sont destinées à son seul usage. La plateforme est responsable de leur traitement et de leur conservation. Sauf consentement préalable de la personne, ces données ne sont pas communiquées à des tiers, en dehors du référent et du directeur général, à l’exception des autorités administratives et judiciaires le cas échéant.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.
Conformément au Règlement européen UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données, la plateforme s’engage dans le cadre de la présente procédure, dans la mesure où des données personnelles lui seraient transmises, à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles utiles, afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel et notamment qu’elles ne soient pas déformées, endommagées, perdues, détournées, corrompues, divulguées, transmises ou communiquées à des personnes non autorisées.
Seules les catégories de données suivantes peuvent être traitées :
- identité, fonctions et coordonnées de l’émetteur de l’alerte, des personnes faisant l’objet d’une alerte et des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement de l’alerte,
- faits signalés et éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés,
- compte-rendu des opérations de vérification,
- suites données à l’alerte.
Durée de conservation des données :
- Si l’alerte est considérée comme n’entrant pas dans le champ du dispositif, dès son recueil les données sont supprimées ou archivées après anonymisation.
- Si l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, la suppression ou l’archivage intervient dans un délai de deux mois après la clôture des vérifications.
- Si une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure.
- Les données faisant l’objet de mesures d’archivage sont conservées, dans le cadre d’un système d’information à accès restreint, pour une durée qui n’excède pas celle des procédures contentieuses.
